可以为每个员工都会建立一个档案袋，包括入职时候的面试考评表以及相关的证件复印件以及在工作过程中的转证，考评、调薪、合同等等关于这个员工的资料都会在存在这个档案袋里。员工的档案资料分部门有编号地存档。除了档案袋，一些基本信息是通过电子文档来存档，可以随时查阅。员工档案除了部门直属主管以及人事，其他人员不能查阅。一般员工离职之后，档案袋保存两年，电子文档就永久保存。一切与员工有关的资料都是保存的对象，都不能随便丢失、毁灭，否则，员工一旦需要或者追究起来，将承担相应的法律后果，比如：补办、赔损失、公开道歉等。这些都对公司产生较大负面影响。人事档案的归档保存都有规范。一般情况下，私营企业的员工人事档案由代管机构保存，企业每年将有关材料交代管机构即可。如企业具有保管人事档案权限的，除了材料归档外，还必须经常对案卷进行整理、归档、装订。一般情况下，人事档案材料分为十类，整理装订也有不同的规范要求。常见的需要归档的材料有：员工登记表、学历材料（毕业生登记表、成绩单）、职称材料（相关资格审批表、资格考试合格人员登记表）、入党入团材料（申请书、志愿书）、职务任免表、绩效考核表、工资增长备案表、出国出境相关表格（审批表、备案表、鉴定表）、各类荣誉或奖惩表格（申报审批表或奖惩文件）、劳动关系调整证明（商调表、招退工证明）等反映员工基本情况及变动的资料。