楼下已经讲得很全面了。除此之外，还可以将HR日常档案管理工作转到线上管理，实行电子化办公，这样效率更高些。像我们公司的员工档案资料都是用HR系统软件在线存储，员工的基础信息、劳动合同、证书证件等档案上传至系统，方便领导查看及平时因工作需要的时候调阅。

一、认识档案的重要性 1、档案是了解一名员工成长的基本手册 通过档案的建立，通过不断填充和完善档案的内容，可以了解员工的成长经历和成长过程，对员工的成长形成一个记录链条; 2、关键时刻的保单 有一些突发事件，需要查阅员工档案、劳动合同、以及紧急联系家人等等，就要对员工档案进行查阅，需要体现员工的具体信息和内容，档案的完善会成为关键时刻的保单; 3、档案内容的完善 员工个人档案，会根据各个单位的要求，具体内容一一不同，但大致可分为员工的个人人事信息、个人奖罚信息、个人相关证件复印件、个人劳动合同等方面，并且会随着时间的周期，不断的完善和调整档案袋的内容; 4、档案管理的硬件设施 单位需要准备一些硬件设施，必须要有单独的档案室，可以是一间也可以是多间，这个根据档案数量来敲定;配套的档案存放设施，例如档案柜或者收缩式档案柜;配有专门的电脑、复印机等相关联的电子设备匹配 ; 5、档案工作人员 设置专人专岗，档案工作是一项细致的、责任心要求较高的工作，对档案管理人员的要求也是相对较高，通过对档案的归类、编号等，能够更好的更细致的做好档案工作 ;档案工作大部分属属于幕后的，需要在工作中有较强的工作责任感和细心。 二、建立健全的建档流程 档案流程体系的建立，针对员工其实就是从员工的入职到离职的一个周期，从员工办理入职手续开始一直到员工办理离职手续，一个档案建立的完整周期才算结束。 那么我们大致分为三部分 1、入职阶段 填写入职手续(员工手册、人事信息卡、劳动合同、解除劳动关系证明、身份证复印件、毕业证复印件、技能证件复印件等)提供的信息和资料必须要真实，将这些信息核对无误后，进行编号存档 2、在职阶段 在职阶段是指员工入职后的这段时间，称之为在职阶段，这个时间段中，可能会存在一些奖罚、通报、荣誉证书、节能证书、薪酬调整审批表等这些资料也将会按照时间顺序存档 3、离职阶段 离职阶段设立存档的工作，需要从员工打离职申请开始，有意识的建立离职档案(离职申请表、离职资料、离职面谈表等等) 三、建立合理的档案制度 档案流程大体捋顺，流程和制度是相互依靠的，我们需要建立健全的制度，以制度和流程完成体系的健全档案制度所能涉及的几个点分别是：档案建立责任制、档案借阅、档案管理这几个点。 1、档案建立责任制： 依据企业来敲定，企业规模小，可能一个人员从头到尾全部接手就可以，但是如果企业规模较大，那么就需要将建档工作内容下发至各个部门中，由各部门来完成初步的档案建立，档案管理人员负责接收和监督工作，需要建立完善的时间节点和工作分配责权对等事宜。 2、档案借阅： 针对档案内容，建立档案借阅流程，从档案借阅开始一环一环的审批流程，在到最后档案归还，都需要建立档案的借阅流程，并且明确规定部分文件的借阅权限等。 3、档案管理制度： 需要涉及到人——档案管理者，管理人员的任职要求、岗位要求等; 设备——档案室设备，电脑柜、档案室防火设施等; 物料——档案室文件存放的具体要求以及保管年限、档案目录等等。